Jednoduchý nástroj pro organizaci: Google Keep

2 Komentářů A+ a-

O osobní produktivitě a nástrojích pro organizaci dne jste toho asi slyšeli již dost. Chci se spíše podělit o zkušenosti s nástrojem, který roky používám sám a není to Evernote a ani OneNote. Google Keep používám především proto, že funguji na Androidu a na Google apps. Google Keep (https://keep.google.com/) je skvělá aplikace nebo rozšíření prohlížeče Chrome, a příspěvek je hlavně o tom, jak tento nástroj sám používám k organizaci mého pracovního dne - nechci zde tuto aplikaci jen vychvalovat. 


Google Keep používám denně, možná i proto mám ikonu Google Keep na telefonu ihned vedle volání a zpráv. Jdu cestou nejmenšího odporu a asi sebe můžu označit za minimalistu. Snažil jsem se pracovat s OneNote, Trello a i s tak profanovaným Evernote, nicméně jsem tyto aplikace po pár týdnech odložil.

Díky synchronizaci s ostatními zařízeními, můžete všechny poznámky číst odkudkoli: drive.google.com/keep. První momenty s Google Keep si zapamatuje asi každý: ihned víte, co dělat.  Zcela intuitivní záležitost.


Toto je krátký přehled toho, jak sám používám Google Keep pro osobní potřebu a v podnikání. Doufám, že to pro někoho bude inspirací si Google Keep vyzkoušet nebo třeba i aktivně tuto aplikaci používat.

Jak a k čemu používám Google Keep: 

Nejprve asi uvedu přednosti této aplikace, které sám u Google Keep vidím v každodenním používání. Google Keep nejčastěji používám na dvě věci: Poznámky a na ToDo listy. Vedle toho občas udělám nějaký ten nákres nebo zvukovou poznámku.

Barvy v Google Keep

Google Keep je barevná aplikace. Jako vizuální člověk, vnímám barvy jako velmi užitečné pro plynulost práce. Barvy lze využít dle mého dvojím způsobem: roztřídit úkoly/projekty dle barev do sekcí (existuje i zajímavé rozšíření prohlížeče Chrome ZDE) nebo dát úkolům/projektům různou prioritu právě barvou. Já zůstal s barvami u priorit. Dominantní barvy, kde každá má svůj význam v tom, jak si věci v Google Keep organizuji: 
  • červená - důležité a prioritní poznámky
  • zelená - s datem dokončení
  • žlutá - nové úkoly
  • bílá - btw. poznámky, spíše připomenutí a nápady
Znamená to tedy, že aktivně pracuji s barvami u jednotlivých poznámek a seznamů. Poté, co se status poznámky změní, změním i barvu. Tak jednoduše a s přehledem vím, co je aktuální, co je již pasé a co je hotovo.

Docela bych uvítal i funkci řazení poznámek a seznamů dle barev, ta v Google Keep zatím chybí.

Štítky v Google Keep

Na rozdíl od komplexní hierarchie štítků, které používá Evernote, Google Keep používá jednoduchý systém jednoúrovňového štítkování. Mě tu chybí možnost vyhledávání - filtrování (strýčku Google, jako vážně?) dle štítků, samozřejmě.

Tohle se dá improvizovaně obejít: přidáním libovolného vlastního symbolu znaku (jiného než hashtagu #) ke štítkům. Když jsem třeba hledat poznámky v určité kategorii Jen jsem zadejte název spolu s vlastním náhradním znakem  (symbol eura, dolaru, nebo obyčejného písmene třeba Q atd.) a filtrování v Google Keep "jednoduše" funguje.

Toto je praktické, pokud si uvědomíte, že Google Keep vaše poznámky nemaže, zálohuje je.

Sdílení v Google Keep

Tuto funkci přidal Google nedávno a upřímně já osobně ji velice oceňuji. Mohu sdílet poznámku s dalšími lidmi, kteří mohou přidat další poznámky k mé vlastní. A praktičnost této funkce? Já osobně ji používám v kombinaci s barvami k delegaci a k následné kontrole hotových úkolů. Někdo může tuto funkci využít k "eskalaci problémů" (zatím jsem to nemusel použít).

Připomenutí v Google Keep

Zjistil jsem, že připomenutí v Google Keep mi fungují lépe než pomocí Google kalendáře.  Vše mám v jednom: úkoly a i připomenutí.  Díky synchronizaci zařízení lze Připomenutí použít i "mimo" Google Keep. Vyběhnete někam ven a vždy budete stejně s sebou mít "chytrý" telefon, kde vám  vyskočí Připomenutí, kterou jste si zadali do Google Keep v kanceláři.

Hlasová poznámka v Google Keep


Jako android uživatel mohou vytvářet hlasové poznámky. Tato funkce umí nicméně ještě více: přepis mluveného slova na upravitelný text. Chcete-li vytvořit zvukovou poznámku v Google Keep kliknete na ikonu "mikrofonu" a nahráváte. Kdo si myslí, že to e jen pro angličtinu, mílí se. Hlasové poznámky fungují vcelku uspokojivě i v češtině.

S touto funkcí máte  tedy hlasová záznam a i automatický přepis mluveného slova, pokud nechcete zaznamenat čistě zvuky.

Nákresy v Google Keep

Pracuji dost s vizualizacemi a s myšlenkovými mapami a tahle funkce je zde fantastická. Nákresy v Google Keep mají díky pár funkcím jednoduchou formu, nicméně při prezentaci nebo grafickém znázorňování situace a plánů plní nákresy na tabletu 110% svou funkčnost.

Obrázky v Google Keep

Fotím telefonem cokoli, co mi přijde zajímavé, inspirativní, tedy cokoli, ​​co může někdy přijít vhod. I pak mohou snadno převést do Google dokumentu a odtud copy paste do emailu právě i s obrázky.

Dost zásadní a zároveň fascinující funkcí u obrázků v Google Keep je, že můžete vyhledávat i texty, které jsou přímo NA obrázcích, je to díky technologii OCR (optical character recognition). Technologie OCR v Google Keep bývá označována za jednu z nejlepších.

Ještě něco navíc...

Sice tyto dvě následující funkce nepoužívám, nicméně o nich vím a mohou se někomu hodit:

Export informací z Google Keep

Toto je zabijácká funkce v Google Keep. Jednou z možností, jak uchovávat informace, je možnost je exportovat. tohle asi na Google službách oceňuji jako mnoho dalších lidí - snadný způsob zálohování dat. Google Keep exportuje informace do formátu HTML souborů, které lze prohlížet pohodlně kdekoliv. To znamená, že mohu vytvořit archiv všech mých projektů v letošním roce a uspořádat je chronologicky.

V tomto je Evernote se svým formátem .enex hrozný a zcela nepraktický. Jediný způsob, jak se podívat do mých starých poznámek v Evernote je importovat je zpět do Evernote, což může být zásadní problém, pokud ještě nemáte premium účet.

Zkratky v Google Keep

Google Keep umožňuje používat i klávesnicové zkratky: 

  • j/k - navigace k předchozí/následující poznámce
  • n/p - to samé jako j/k, funguje pro navigaci mezi položkami seznamu 
  • c - vytvořit novou poznámku 
  • / - použít funkci vyhledávání 
  • e - archivovat vybranou poznámku 
  • # - smazat vybranou poznámku 
  • o - otevřít vybranou poznámku 
  • Enter - editovat otevřenou poznámku 
  • Ctrl+g - přepínání mezi zobrazením jednoduchým seznamem poznámek a shlukem poznámek
  • Esc - dokončit poznámku, kterou upravujete

Závěrem

Google Keep používám od samotného začátku jejího vzniku. Je to minimalistická, jednoduchá, na ovládání intuitivní aplikace, kterou můžete použít kdykoli na jakémkoli zařízení i mimo Android. Rozhodně ji doporučuji v prvé řadě těm, kteří mají Google účet a aktivně využívají Gmail nebo Google Apps.

(autor příspěvku)

Děkuji za návštěvu mých profesních stránek! Pokud Vás tento příspěvek jakkoli zaujal, budu velice rád za komentář nebo sdílení techto myšlenek. Jaký máte na toto téma nároz Vy?

2 komentářů

Napsat komentářů
25. listopadu 2015 17:12 smazat

Musím souhlasit, Keep je výborný nástroj. Ovšem používám k tomu i Trello pro organizaci úkolů, jak osobních, tak firemních. A Evernote pro uložení informací, které budu "někdy" potřebovat. Keep slouží u mě k okamžitému zachycení poznámky, nápadu nebo čehokoli, následuje zpracování v následujících aplikacích.

Odpovědět
avatar
1. prosince 2015 13:45 smazat

Tomáši, díky za komentář. Nicméně právě tahle roztříštěnost Tří aplikací mě přivedla ke Google apps (Kalendáč, Keep, Drive), kde mám vše v jednom a dostupné odkudkoli.

Odpovědět
avatar

Souhlasíte? Nesouhlasíte? Máte co říct k danému tématu?