• Jednoduchý nástroj pro organizaci: Google Keep

    O osobní produktivitě a nástrojích pro organizaci dne jste toho asi slyšeli již dost. Chci se spíše podělit o zkušenosti s nástrojem, který roky používám sám a není to Evernote a ani OneNote. Google Keep používám především proto, že funguji na Androidu a na Google apps. Google Keep (https://keep.google.com/) je skvělá aplikace nebo rozšíření prohlížeče Chrome, a příspěvek je hlavně o tom, jak tento nástroj sám používám k organizaci mého pracovního dne - nechci zde tuto aplikaci jen vychvalovat. 


    Google Keep používám denně, možná i proto mám ikonu Google Keep na telefonu ihned vedle volání a zpráv. Jdu cestou nejmenšího odporu a asi sebe můžu označit za minimalistu. Snažil jsem se pracovat s OneNote, Trello a i s tak profanovaným Evernote, nicméně jsem tyto aplikace po pár týdnech odložil.

    Díky synchronizaci s ostatními zařízeními, můžete všechny poznámky číst odkudkoli: drive.google.com/keep. První momenty s Google Keep si zapamatuje asi každý: ihned víte, co dělat.  Zcela intuitivní záležitost.


    Toto je krátký přehled toho, jak sám používám Google Keep pro osobní potřebu a v podnikání. Doufám, že to pro někoho bude inspirací si Google Keep vyzkoušet nebo třeba i aktivně tuto aplikaci používat.

    Jak a k čemu používám Google Keep: 

    Nejprve asi uvedu přednosti této aplikace, které sám u Google Keep vidím v každodenním používání. Google Keep nejčastěji používám na dvě věci: Poznámky a na ToDo listy. Vedle toho občas udělám nějaký ten nákres nebo zvukovou poznámku.

    Barvy v Google Keep

    Google Keep je barevná aplikace. Jako vizuální člověk, vnímám barvy jako velmi užitečné pro plynulost práce. Barvy lze využít dle mého dvojím způsobem: roztřídit úkoly/projekty dle barev do sekcí (existuje i zajímavé rozšíření prohlížeče Chrome ZDE) nebo dát úkolům/projektům různou prioritu právě barvou. Já zůstal s barvami u priorit. Dominantní barvy, kde každá má svůj význam v tom, jak si věci v Google Keep organizuji: 
    • červená - důležité a prioritní poznámky
    • zelená - s datem dokončení
    • žlutá - nové úkoly
    • bílá - btw. poznámky, spíše připomenutí a nápady
    Znamená to tedy, že aktivně pracuji s barvami u jednotlivých poznámek a seznamů. Poté, co se status poznámky změní, změním i barvu. Tak jednoduše a s přehledem vím, co je aktuální, co je již pasé a co je hotovo.

    Docela bych uvítal i funkci řazení poznámek a seznamů dle barev, ta v Google Keep zatím chybí.

    Štítky v Google Keep

    Na rozdíl od komplexní hierarchie štítků, které používá Evernote, Google Keep používá jednoduchý systém jednoúrovňového štítkování. Mě tu chybí možnost vyhledávání - filtrování (strýčku Google, jako vážně?) dle štítků, samozřejmě.

    Tohle se dá improvizovaně obejít: přidáním libovolného vlastního symbolu znaku (jiného než hashtagu #) ke štítkům. Když jsem třeba hledat poznámky v určité kategorii Jen jsem zadejte název spolu s vlastním náhradním znakem  (symbol eura, dolaru, nebo obyčejného písmene třeba Q atd.) a filtrování v Google Keep "jednoduše" funguje.

    Toto je praktické, pokud si uvědomíte, že Google Keep vaše poznámky nemaže, zálohuje je.

    Sdílení v Google Keep

    Tuto funkci přidal Google nedávno a upřímně já osobně ji velice oceňuji. Mohu sdílet poznámku s dalšími lidmi, kteří mohou přidat další poznámky k mé vlastní. A praktičnost této funkce? Já osobně ji používám v kombinaci s barvami k delegaci a k následné kontrole hotových úkolů. Někdo může tuto funkci využít k "eskalaci problémů" (zatím jsem to nemusel použít).

    Připomenutí v Google Keep

    Zjistil jsem, že připomenutí v Google Keep mi fungují lépe než pomocí Google kalendáře.  Vše mám v jednom: úkoly a i připomenutí.  Díky synchronizaci zařízení lze Připomenutí použít i "mimo" Google Keep. Vyběhnete někam ven a vždy budete stejně s sebou mít "chytrý" telefon, kde vám  vyskočí Připomenutí, kterou jste si zadali do Google Keep v kanceláři.

    Hlasová poznámka v Google Keep


    Jako android uživatel mohou vytvářet hlasové poznámky. Tato funkce umí nicméně ještě více: přepis mluveného slova na upravitelný text. Chcete-li vytvořit zvukovou poznámku v Google Keep kliknete na ikonu "mikrofonu" a nahráváte. Kdo si myslí, že to e jen pro angličtinu, mílí se. Hlasové poznámky fungují vcelku uspokojivě i v češtině.

    S touto funkcí máte  tedy hlasová záznam a i automatický přepis mluveného slova, pokud nechcete zaznamenat čistě zvuky.

    Nákresy v Google Keep

    Pracuji dost s vizualizacemi a s myšlenkovými mapami a tahle funkce je zde fantastická. Nákresy v Google Keep mají díky pár funkcím jednoduchou formu, nicméně při prezentaci nebo grafickém znázorňování situace a plánů plní nákresy na tabletu 110% svou funkčnost.

    Obrázky v Google Keep

    Fotím telefonem cokoli, co mi přijde zajímavé, inspirativní, tedy cokoli, ​​co může někdy přijít vhod. I pak mohou snadno převést do Google dokumentu a odtud copy paste do emailu právě i s obrázky.

    Dost zásadní a zároveň fascinující funkcí u obrázků v Google Keep je, že můžete vyhledávat i texty, které jsou přímo NA obrázcích, je to díky technologii OCR (optical character recognition). Technologie OCR v Google Keep bývá označována za jednu z nejlepších.

    Ještě něco navíc...

    Sice tyto dvě následující funkce nepoužívám, nicméně o nich vím a mohou se někomu hodit:

    Export informací z Google Keep

    Toto je zabijácká funkce v Google Keep. Jednou z možností, jak uchovávat informace, je možnost je exportovat. tohle asi na Google službách oceňuji jako mnoho dalších lidí - snadný způsob zálohování dat. Google Keep exportuje informace do formátu HTML souborů, které lze prohlížet pohodlně kdekoliv. To znamená, že mohu vytvořit archiv všech mých projektů v letošním roce a uspořádat je chronologicky.

    V tomto je Evernote se svým formátem .enex hrozný a zcela nepraktický. Jediný způsob, jak se podívat do mých starých poznámek v Evernote je importovat je zpět do Evernote, což může být zásadní problém, pokud ještě nemáte premium účet.

    Zkratky v Google Keep

    Google Keep umožňuje používat i klávesnicové zkratky: 

    • j/k - navigace k předchozí/následující poznámce
    • n/p - to samé jako j/k, funguje pro navigaci mezi položkami seznamu 
    • c - vytvořit novou poznámku 
    • / - použít funkci vyhledávání 
    • e - archivovat vybranou poznámku 
    • # - smazat vybranou poznámku 
    • o - otevřít vybranou poznámku 
    • Enter - editovat otevřenou poznámku 
    • Ctrl+g - přepínání mezi zobrazením jednoduchým seznamem poznámek a shlukem poznámek
    • Esc - dokončit poznámku, kterou upravujete

    Závěrem

    Google Keep používám od samotného začátku jejího vzniku. Je to minimalistická, jednoduchá, na ovládání intuitivní aplikace, kterou můžete použít kdykoli na jakémkoli zařízení i mimo Android. Rozhodně ji doporučuji v prvé řadě těm, kteří mají Google účet a aktivně využívají Gmail nebo Google Apps.

  • 2 komentáře:

    1. Musím souhlasit, Keep je výborný nástroj. Ovšem používám k tomu i Trello pro organizaci úkolů, jak osobních, tak firemních. A Evernote pro uložení informací, které budu "někdy" potřebovat. Keep slouží u mě k okamžitému zachycení poznámky, nápadu nebo čehokoli, následuje zpracování v následujících aplikacích.

      OdpovědětVymazat
      Odpovědi
      1. Tomáši, díky za komentář. Nicméně právě tahle roztříštěnost Tří aplikací mě přivedla ke Google apps (Kalendáč, Keep, Drive), kde mám vše v jednom a dostupné odkudkoli.

        Vymazat

    Souhlasíte? Nesouhlasíte? Máte co říct k danému tématu?

    Získejte knihu "Proč většina školení selže?"

    Jaká školení mají smysl? Proč většina vzdělávacích programů a tréningů selhává? Jak vytvořit úspěšné školení? Jak efektivně vzdělávat zaměstnance?

    Adresa společnosti

    People skills, s.r.o.

    Jaurisova 3

    Praha 4

    PSČ 140 00

    Kontaktujte nás přímo

    info@peopleskills.cz

    +420-734-527-295